29 januari 2020

Google Form sluiten bij maximum aantal deelnemers

Deze week werd ik benaderd door een reisorganisatie die een event organiseerde waarvoor mensen zich moesten aanmelden. Natuurlijk is er sprake van een maximum aantal deelnemers, maar hoe zorg je er nu voor dat het formulier automatisch sluit wanneer dat aantal bereikt is?
Het antwoord lijkt simpel: gewoon de add-on formLimiter installeren en een maximum instellen.
"formLimiter automatically sets Google Forms to stop accepting responses after a maximum number of responses, at a specific date and time, or when a spreadsheet cell contains a specified value."
Maar daar zit dus een adder onder het gras. Simpelweg het aantal reacties tellen is niet voldoende, want op één formulier kunnen meer deelnemers tegelijk worden aangemeld. Denk aan een partner of zelfs een gezin met kinderen. Er moet dus gekeken worden naar het aantal deelnemers en niet het aantal reacties.
Zoals je ziet biedt formLimiter de optie om te kijken naar een  waarde in een bepaalde cel. Dat moet echter één vast getal zijn, bijvoorbeeld 20.
Je bent er dus niet door simpelweg de som te nemen van de kolom met het aantal deelnemers, want wat als de teller op 18 staat en er zich dan 4 personen aanmelden? Dan is de som 22 en dat herkent formLimiter niet. De helptekst zegt:
"Spreadsheet cell value equals - specify a spreadsheet cell (e.g. "Sheet1!A2" in the form destination sheet that must equal a particular value, and the form will evaluate on each new form submission."
Wat je dus wilt is niet equals = is gelijk aan,  maar is gelijk aan of meer!