16 november 2014

Aantal deelnemers per workshop tellen

Stel je organiseert een studiedag en hebt een mooi aanmeldformulier gemaakt waarmee deelnemers zich kunnen opgeven voor twee workshoprondes. Hoe weet je nu hoeveel deelnemers zich voor welke workshop hebben aangemeld?

Dat kan je automatisch laten bijhouden door een extra blad toe te voegen aan de spreadsheet waarop de aanmeldingen binnenkomen. Op dat blad moet je een paar formules invoegen die ik hieronder zal delen. Helemaal onderaan vind je ook de screencast die alles laat zien!

Stap 1
Maak een nieuw werkblad aan in de spreadsheet waar de aanmeldingen binnenkomen.

Stap 2
Vul in cel A2 van dat nieuwe werkblad de volgende formule in:
=arrayformula('Formulierreacties 1'!C2:C)
Daarbij ga ik ervan uit dat in het blad Formulierreacties 1 in de kolom C de keuzes voor ronde 1 zijn binnengekomen. Je zult zien dat alles wat in die kolom staat simpelweg gekopieerd wordt naar kolom A van dit blad. Eén formule is genoeg om alle cellen te vullen!

Stap 3
Vul kolom B nu met het getal 1 in iedere cel. Doe dat in ieder geval met net zoveel cellen als dat je reacties verwacht. Deze cellen hebben we nodig om de volgende formule te kunnen laten tellen.

Stap 4
Vul in cel C2 nu de volgende formule in:
=sort(transpose(query(A2:B200;"Select sum(B) pivot (A)"));2;FALSE)
Dit is de toverformule die ervoor zorgt dat het aantal vermeldingen per workshop benoemd en geteld wordt. Je ziet nu het aantal deelnemers per workshop!

Stap 5
Het getal in D2 is niet relevant. Je kunt deze cel dus het beste even een andere kleur geven zodat je dat getal niet ziet.

Stap 6
Kolom A en B zijn verder niet relevant, dus die kun je nu ook eventueel verbergen, niet verwijderen natuurlijk!

Stap 7
Slim is om de som van de getallen in kolom D te laten zien in een cel eronder, zodat je gelijk weet hoeveel mensen zich in totaal hebben opgegeven.

Stap 8
Betreft je formulier meerdere rondes, dan kun je bovenstaande gewoonweg herhalen. Natuurlijk moet je de formules dan wel een beetje aanpassen. Stel, de keuzes voor ronde 2 staan in kolom D van het blad Formulierreacties 1. Vul dan in cel F2 de volgende formule in:
=arrayformula('Formulierreacties 1'!D2:D)

Stap 9
Vul kolom G weer met het getal 1 in iedere cel. Doe dat in ieder geval met net zoveel cellen als dat je reacties verwacht.

Stap 10
Vul in cel H2 nu de volgende formule in:
=sort(transpose(query(F2:G200;"Select sum(G) pivot (F)"));2;FALSE)
De toverformule die ervoor zorgt dat het aantal vermeldingen voor workshop 2 benoemd en geteld wordt.

Stap 11
Het getal in I2 is niet relevant. Je kunt deze cel dus het beste even een andere kleur geven zodat je dat getal niet ziet.

Stap 12
Kolom F en G zijn verder niet relevant, dus die kun je nu ook eventueel verbergen, niet verwijderen natuurlijk!

En zo kun je doorgaan met het vullen en opleuken van je spreadsheet!
Ik zie dit als een heel krachtige toevoeging aan Google Spreadsheets die ik veel gebruik.
Hopelijk hebben jullie hier ook wat aan. Anders heb ik het graag voor mezelf gedocumenteerd...


Link naar de screencast op Youtube.

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen