19 maart 2013

Mailmerge vanuit Google Drive

Wikipedia legt het heel duidelijk uit: "Mailmerge is een techniek om vanuit een sjabloonbrief een veelvoud aan documenten te genereren waarin alleen enkele gegevens verschillen."

Wil je nu als docent bijvoorbeeld de resultaten van een toets aan je leerlingen doorgeven, dan kun je ze allemaal apart een mailtje sturen, maar dan ben je met alle respect een beetje dom bezig. Ik ga ervan uit dat je de namen en e-mail adressen toch al in een spreadsheet hebt staan, met de cijfers erachter. In dat geval hoef je die kolommen alleen maar naar een ander spreadsheet in Google Drive te kopiëren, een paar aanpassingen te doen aan de tekst en klaar ben je!

Template Gallery
Ik vond in de Google Drive Template Gallery een handig bestand dat ik even heb vertaald en opnieuw beschikbaar heb gesteld. Als je dat bestand vult met de e-mail adressen, namen en bijvoorbeeld de cijfers voor een gemaakte toets, dan kan er na één druk op de knop een persoonlijk mailtje naar iedereen gestuurd worden. Wist je trouwens dat je heel makkelijk je documenten als template beschikbaar kunt maken voor anderen om te gebruiken? Eerlijk gezegd begrijp ik niet dat dat niet veel meer gebeurt!
Wil je nog een stap verder gaan en ook attachments toevoegen? Ook daarvoor is er een dergelijk bestand beschikbaar. Ga voor meer tekst en uitleg naar deze pagina. Daarmee kan je ook met één druk op de knop e-mail adressen uit je contacten importeren. Hoe makkelijk kun je het (jezelf) maken?

Mijn sjabloon vind je hier. Klik op deze sjabloon gebruiken en je kunt aan de slag. Korte instructies vind je in het tweede tabblad. De eerste keer dat je op Mailmerge klikt krijg je de melding dat je moet autoriseren. Dat lijkt een enge melding, maar je kunt gewoon op ok klikken. Veel succes met mailmergen!

1 opmerking:

  1. Dit is weer een geweldige ontdekking binnen google drive. Ben het direct gaan gebruiken.
    Zo kunnen we het bestaan van een docent toch weer een stuk aangenamer maken.

    John Krant
    Docent Nova College Haarlem

    BeantwoordenVerwijderen