Voeg velden uit een formulier samen in een PDF document en verstuur dat als E-mail

Het is een vreemde lange titel voor een bericht, maar ik kan hem eigenlijk niet korter maken om uit te leggen waar dit over gaat. Al eerder ben ik bezig geweest met Google Scripts om ervoor te zorgen dat iemand die een Google formulier invult een mailtje krijgt met een kopie van de gegevens die zijn ingevuld. Nu heb ik een script ontdekt dat nog een stapje verder gaat!

De basis vormt een Google template document met een tekst zoals jij hem wilt en een aantal variabelen op de plaats waarvan de gegevens uit het formulier gaan komen. Google Script zorgt ervoor dat er van het template een tijdelijk document wordt gemaakt en vult de variabelen met de door de gebruiker ingevulde gegevens. Daarna wordt hier een PDF van gemaakt en deze wordt als bijlage van een mailtje verstuurd naar de invuller en zo je wilt naar jezelf en/of nog iemand anders. Daarnaast kun je nog een tweede (PDF) document als bijlage toevoegen!

Stel dat iemand zich opgeeft voor een conferentie, dan kan hij dus een PDF ontvangen met zijn aanmeldgegevens. Daarnaast kun je dan nog een ander document meesturen met bijvoorbeeld het programma van de conferentie of andere zaken. Zo zijn er allerlei voorbeelden te bedenken!

Update 7-12-2015:
Inmiddels is er de add-on autocrat die dit hele proces veel gemakkelijker maakt zonder zelf in een script te hoeven duiken. Lees daarvoor dit bericht.

Maak van ieder bericht een PDF bestand

Simpel met behulp van Joliprint!

Zoekend naar manieren om van een webpagina (op de iPad of iPhone) een PDF bestand te maken liep ik vanmiddag aan tegen Joliprint.

Op de website van Joliprint kun je de url van een website invoeren en even later krijg je een PDF bestand aangeboden. Maar Joliprint kan veel meer!
Je kunt een knop toevoegen aan je browser waarmee je iedere site die je bezoekt makkelijk kunt omtoveren naar een PDF bestand. Voor Safari op de iPad is er een aparte instructie beschikbaar. Daarmee kun je op een iPad via een bookmark van een webpagina een PDF binnenhalen en die bijvoorbeeld naar iBooks, Goodreader of een andere applicatie op je iPad sturen zodat je alles kunt lezen als je geen verbinding met internet hebt!

Daarnaast biedt Joliprint nog knoppen aan die je kunt embedden op je website of weblog. Daarmee kunnen bezoekers je artikelen als PDF downloaden.
Op een weblog werkt dat prima! Alle overbodige ballast van sidebars enzovoort wordt keurig weggefilterd.
Wat je overhoudt is een keurige pagina, verdeeld in twee kolommen en met eventuele afbeelding(en).
Onderaan dit bericht zie je nu dus ook de mogelijkheid om dit bericht als PDF binnen te halen!

Tenslotte nog een aardige feature van Joliprint:
Wanneer je @myPDF gaat volgen op Twitter en je stuurt daarna een tweet naar @myPDF met daarin een url krijg je even later een bericht terug met de link naar het PDF bestand!

Overigens is er nog een vergelijkbare dienst zoals Joliprint in de vorm van www.printfriendly.com.

Aantekeningen maken in een PDF bestand

Natuurlijk zijn er meer programma’s waarmee je aantekeningen kunt maken in een PDF bestand, maar wat mij betreft springt PDF-XChange Lite er met kop en schouders bovenuit vanwege de mogelijkheden die het pakket biedt én vanwege het feit dat het gratis gebruikt mag worden voor educatieve doeleinden.

Wat maakt het pakket dan zo bijzonder?
Nou, naast de standaard functies zoals markeren, doorstrepen, onderstrepen, tekst invoeren, vrije vorm tekenen en nog een paar features kun je met dit programma ook audiofragmenten toevoegen! Dit maakt het mogelijk om heel snel bijvoorbeeld feedback te geven op ingeleverd huiswerk. De audio wordt bij opslaan toegevoegd aan het bestand zodat de ontvanger het weer kan beluisteren. Dat afspelen kan ook met Acrobat Reader of Foxit Software, want we hebben het hier over standaard PDF functionaliteit.
Download dit bericht als PDF bestand, open het met je PDF viewer en klik op het audio symbool. Als het goed is hoor je nu tekst!

Annotaties als layer of vast

Alle annotaties die je maakt  worden toegevoegd als layer.  Iemand die het bestand ontvangt kan die dus ook weer verwijderen. Je kunt echter ook kiezen voor de “flatten” optie en daarmee zijn toevoegingen niet meer te verwijderen.

Dat kan handig zijn als je het bestand wilt voorzien van een handtekening of van een (eigengemaakt) stempel. Ook die mogelijkheid biedt het programma namelijk! Ik heb snel even een paar transparante .png plaatjes gemaakt om dat uit te proberen en dat werkt perfect. Zo kun je huiswerk dus makkelijk een waardering geven! Meer stempels zijn online beschikbaar.

Heb je geen behoefte aan het opnemen van audio-fragmenten,  dan heb je genoeg aan PDF-XChange Viewer, die voor de rest vrijwel dezelfde mogelijkheden heeft als PDF-XChange Lite. Ook dit pakket is gratis en mag vrij gebruikt worden én heeft als voordeel wellicht nog dat het Nederlandstalig is.

2 prachtige PDF tools!

Steeds vaker zie je dat documenten op de website worden aangeboden als PDF. Met 2 tooltjes kun je die nog mooier maken!
Met de gratis tool Tweak PDF kun je een aantal instellingen wijzigen, waardoor je invloed hebt op de manier waarop een PDF document getoond wordt. Zo kun je kiezen voor full screen, of zonder werkbalken. Verder kun je het document een aantal eigenschappen meegeven, zoals titel, onderwerp, auteur, trefwoorden enz.
PDF Watermark Creator:
Met deze gratis tool kun je heel makkelijk een watermerk aan je PDF documenten toevoegen. Je kunt kiezen welk lettertype je wilt gebruiken, de kleur, grootte, positie en hoek waarin het geplaatst moet worden. Op deze manier kun je duidelijk aangeven dat het document van jou(w organisatie) afkomstig is en bij wie de rechten liggen. In combinatie met bovenstaande tool wordt het natuurlijk helmaal mooi!
Meer informatie: http://www.easy2do.nl/pdf/

Een PDF bestand embedden

Op 19 juni komt versie 2 uit van het boekje social media Praktijkvoorbeelden uit het onderwijs. Deel 1 staat gepubliceerd bij Youblisher, een platform dat de mogelijkheid biedt om mooi door het boekje te bladeren met de optie het boekje te downloaden.

Ik vroeg me af welke alternatieven er zijn om een PDF bestand te publiceren en ben op zoek gegaan aan de hand van een voorbeeld dat ik snel heb gemaakt op basis van de acht ideeën van social media gebruik in het MBO van Ashwin Brouwer.
Van die acht ideeën heb ik een PDF bestand gemaakt en dat online gezet. Hieronder lees je wat ik heb uitgeprobeerd.

Presentaties online

De presentaties van de laatste CWIS-NL bijeenkomst van woensdag 14 juni 2006 met als thema "15 jaar CWIS-NL en 10 jaar WWW: waar gaat dat heen?", zijn heden te vinden op de CWIS-NL website.

• OPENING/WELKOMSTWOORD
  presentatie voorzitter (pdf 702Kb)
• Van toen en straks
  Henk Matthezing (KB, Den Haag)
  presentatie (pdf 282Kb)
• ICT in 2010: WEB 2.0 en easy living
  Jo Lahaye (Stichting MMbase, Hilversum)
  presentatie (pdf 732Kb)
• Ben dur wel, ook als ik dur niet ben
  Heino Logtenberg (Saxion Hogescholen, Enschede Deventer)
  presentatie (pdf 8686Kb)
• De desintegratie van de wetenschappelijke uitgever
  Bas Savenije (Universiteit Utrecht)
  presentatie (pdf 2573Kb)
• I loveU2: Consequenties van digitalisering voor leren in 2030
  Prof. Wim Veen (TU Delft)
  presentatie (pdf 7949Kb)

Ik kan ze stuk voor stuk van harte aanbevelen!

CWIS-NL is een actieve gebruikersgroep. De ruim 300 leden communiceren onder andere met elkaar via een discussielijst en tijdens de CWIS-NL bijeenkomsten die drie keer per jaar worden georganiseerd.

URL trucjes met Google Docs en Sheets

Het zal bekend zijn dat je Google documenten kunt delen. Je kunt een deelbare link genereren waarmee iedereen het document kan bekijken en je kunt documenten delen met specifieke personen zodat zij het document ook kunnen bewerken of erop kunnen reageren.

Maar er zijn meer mogelijkheden!

Tabel Import Wizard van PDF naar Google Spreadsheets

Een tabel vanuit een PDF bestand kopiëren en plakken in een Google Spreadsheet gaat niet zo maar. Als je dat probeert komt alles in één cel terecht.

Ik heb nu een tool gevonden bij GoogleAppsTips en vertaald die de gegevens uit een PDF tabel - die gescheiden worden door spaties of tabs - converteert naar een HTML tabel die correct geïmporteerd wordt in Google Spreadsheets.

Kopieer en plak de inhoud van een tabel vanuit het PDF bestand simpelweg naar het tekstkader op deze pagina en klik dan op Maak HTML.
Klik daarna op Selecteer alles en plak het resultaat in je Spreadsheet.

NB: De tool werkt helaas alleen goed als er geen spaties gebruikt worden in de cellen en is daarmee vooral interessant voor het overnemen van getallen. Workaround is om daar waar nodig spaties te vervangen door streepjes.

Kies een kleur en breng je stem uit via PDF

Ruim een week geleden was ik bij een presentatie van Sara Albone, mbo leraar van het jaar 2013. Op de saMBO-ICT conferentie vertelde zij hoe ze ICT gebruikt in de klas. Om dat te illustreren vroeg zij alle aanwezigen even een app te downloaden om te stemmen. Maar ja, die app is alleen beschikbaar voor Android, dus de meeste IT managers konden helaas niet meedoen...

Color Vote
Het gaat om Color Vote, een simpele app waarbij je kunt kiezen uit een aantal kleuren. Je houdt je mobieltje omhoog om te laten zien wat je gestemd hebt. Een dergelijke app heb ik niet kunnen ontdekken voor andere platformen.
Maar toen bedacht ik wel:

Hoe moeilijk kan het zijn om een gevraagde kleur te laten zien op je smartphone?

Aantekeningen maken op de iPad

 neu.Annotate

Op het Erasmiaans Gymnasium in Rotterdam is een pilot gaande met iPads in de klas. Zware lesboeken worden hier namelijk vervangen door PDF’s op de iPad. “Ik hoop dat de iPad ook echt de didactiek beter maakt en dat het een verrijking voor de les wordt,” aldus de rector van het Gymnasium.
(bron: iPads in de klas op het Erasmiaans Gymnasium)

Dat is natuurlijk mooi, maar hoe zit het nu met de aantekeningen? Daarvoor wordt vaak iAnnotate genoemd, maar die app kost maar liefst € 7,99. Een goed alternatief is de (bijna) alleskunner Goodreader, dat eigenlijk op geen iPad mag ontbreken, maar ook hier betaal je nog € 3,99 voor.

Het kan echter ook gratis met het programma neu.Annotate dat verrassend veel mogelijkheden heeft:
★ Read PDF files
★ Highlight text
★ Add text notes
★ Add free-hand drawing
★ Add stamps
★ Add photos
★ Fill out and sign documents
★ Insert Blank Pages
★ Delete pages
★ Rotate page orientation
★ Organize documents using tags
★ Rest your hand on the screen with the Palm Guard

Wat ik echt heel mooi vind aan dit programma is dat je in het PDF document lege pagina's kunt invoegen waar je je eigen aantekeningen op kwijt kunt. alle bewerkingen die je doet worden onthouden dus je kunt stappen ongedaan maken. Als je klaar bent kun je het document opslaan, maar ook doorsturen naar andere apps of via mail verzenden. Het is mogelijk om foto's (dus ook screendumps!) vanuit je bibliotheek in te voegen en je kunt pagina's naar die bibliotheek opslaan. Al met biedt dit programma dus heel veel waar voor zijn geld!

neu.Pen
Naast neu.Annotate is er ook nog neu.Notes, neu.Draw en neu.Kidsdraw, allemaal gratis en prima bruikbaar!

Demo
Ik heb een kort filmpje gemaakt waarin ik de werking van neu.Annotate demonstreer:

Formulier genereert streepjescode

Een paar dagen geleden liet ik zien hoe de invuller van een formulier een mailtje kan ontvangen met als bijlage een PDF bestand met daarin alle ingevulde gegevens. Op mijn werk werd de lat gelijk weer wat hoger gelegd:
Kun je ook een unieke streepjescode meesturen?
Een leuke uitdaging en na een paar dagen knutselen kan ik zeggen: Ja, dat kan!
Gelukkig zijn er mensen die hun werk beter documenteren dan ik. Zo kon ik de code vinden die ik nodig heb om een plaatje in het PDF bestand te voegen. Ik wist al dat er websites zijn die barcodes en QR codes aanbieden die gecreëerd worden door variabelen in een url. Zo zorgt deze url voor een QR code van Trendmatcher:
http://chart.apis.google.com/chart?cht=qr&chs=150x150&chl=Trendmatcher&chld=L%7C1
Heb je liever een streepjescode, dan kun je terecht bij RACO voor allerlei barcode generatoren. Ook die genereren url's die je als plaatje kunt gebruiken, zoals deze bijvoorbeeld.

Ontvangstbevestiging met dynamisch gevulde PDF als bijlage

Gegevens die via een formulier verstuurd worden opnemen in een PDF bestand en dat met de ontvangstbevestiging mee terug sturen naar de invuller, dat gaat nu "heel makkelijk" met behulp van de add-on Autocrat van New Visions Cloud Lab.

Het kon al met behulp van een hoop Google Script ( zie dit bericht), maar dankzij deze add-on moet het iedereen lukken, al vergt het wel wat configuratie.
Je begint met het maken van een template in Google Docs waarin je de nodige variabelen zet op de plek waar je de gegevens uit het formulier geplaatst wilt hebben. Zo'n variabele ziet er zo uit: <<naam>>, dus omgeven door haakjes. Hier zie je een voorbeeld.

Webpagina als PDF bestand

Ga naar de website van HTML2PDF, vul de url in van de pagina waarvan je een PDF bestand wilt hebben, druk op een knop... en binnen enkele seconden wordt het PDF bestand je aangeboden!
Geweldige tool die vanaf nu hoog tussen mijn bookmarks staat!

Gevonden via: Digitaal Inlichtingenwerk Zeeuwse Bibliotheek

Tijd voor onderwijs

Op diverse weblogs is al het nodige te lezen over het rapport van de commissie Dijsselbloem, dus volsta ik maar met het rapport zoals dat hier is te vinden. Voordat we allemaal een mening hebben moeten we het verslag natuurlijk wel eerst lezen. Dat kan nu ook zonder dat je de beschikking hebt over een PDF lezer dankzij PDFmeNOT, een site die morgen live gaat.
Je geeft de url in van een pdf bestand dat ergens online staat en PDFmeNOT maakt er een flash bestand van. Ook kun je een PDF bestand uploaden naar de site. Alles wordt zonder "afzender" opgeslagen en weergegeven, waarmee het een ideale plek wordt voor bijvoorbeeld klokkeluiders om anoniem documenten te plaatsen die "in de trein" gevonden zijn. Het hoort niet, maar het kan wel...

PDF reader aktiveren in Google Chrome

Zoals je in mijn vorige bericht uit de statistieken kan lezen gebruikt bijna 16% van mijn lezers nu al Google Chrome als browser en dat percentage zal de komende tijd alleen maar toenemen (is mijn voorspelling).

Reden genoeg om wat vaker met tips te komen, speciaal voor Chrome gebruikers!
Zo heeft Chrome een ingebouwde PDF viewer, maar die moet je wel even aanzetten.
Dat gaat heel simpel door in de browserbalk in te toetsen:
about:plugins
Je krijgt dan een overzicht van alle invoegtoepassingen!
Bij Chrome PDF Viewer even klikken op: inschakelen en klaar ben je.
Als je naar beneden scrollt zie je wat er nog meer geïnstalleerd is. Handig hè?

Smartphones in de les: Praktijkvoorbeelden uit het onderwijs!

Met trots presenteren Ashwin Brouwer en ik een nieuwe uitgave:

Je kunt de uitgave op verschillende manieren bekijken:

• Bekijk op Slideshare
• Download het PDF bestand
• Bekijk via Google Presentaties
• Download de poster als PDF bestand
  

Embedden

Wil je de uitgave embedden op je eigen website, gebruik dan de volgende code:

<iframe src="https://goo.gl/WTK4t3" width="1200" height="668" scrolling="no" frameborder="0" allowfullscreen="true" mozallowfullscreen="true" webkitallowfullscreen="true"></iframe>

Zie het voorbeeld hieronder:

Het was weer geweldig leuk om hier aan te werken!

Maak een boek met Blogbooker

 gratis, mooi en snel!

Heb je een weblog dat draait onder WordPress, Blogger of (een afgeleide van) Livejournal dan kun je met behulp van Blogbooker op een zeer eenvoudige manier een PDF bestand maken van je berichten. Voor WordPress en Blogger heb je het XML exportbestand nodig, bij Livejournal gaat het helemaal automatisch en hoef je alleen je inloggegevens op te geven.

Een lesje mediawijsheid

Een half uur voordat onze dochter weer naar huis reist vraagt ze me even haar NS e-ticket te printen. Helaas werkt de url naar het PDF bestand niet, we krijgen een file not found melding.
Even bellen, denkt ze en toetst in de browser: NS contact, klikt zonder goed te kijken op de allereerste vermelding en draait het nummer dat in beeld komt.
Ze realiseert zich niet dat ze op een website terecht is gekomen die niets met de NS te maken heeft, want loopt inmiddels door het huis om haar koffer te pakken en alle vergeten spulletjes bij elkaar te zoeken.

Podcasten in het onderwijs

"In deze presentatie wordt het verschijnsel podcasten, en de educatieve waarde hiervan, stap voor stap uitgelegd en gedemonstreerd. Podcasten is het verspreiden van digitale projecten op basis van een gratis abonnement. Op deze manier wordt u automatisch op de hoogte gehouden over onderwerpen die u zelf kiest. In het onderwijs kan dit betekenen dat elk kind zijn/haar creatieve projecten kan delen met iedereen ter wereld, zoals familie, vrienden en docenten. Voor onderwijzers kan podcasten een manier zijn om aanvullende informatie bij hun lessen te verzorgen. Een podcast kan uit allerlei vormen van digitale projecten bestaan. Zo kunt u in een podcast gebruik maken van o.a. audio-, video-, foto-, PDF- en tekstdocumenten."Niet echt een verschrikkelijk wervende tekst, maar ik besloot toch om in te schrijven op deze workshop van Apple. Ik heb er geen minuut spijt van gehad. Het was uitdrukkelijk een presentatie voor "dummies, zonder geek language" zoals de presentator meldde, en over de techniek hoorde ik natuurlijk niks nieuws, maar het was wel de eerste keer dat ik kennismaakte met Garageband en ik ben gelijk verkocht.

Wat een prachtige (podcast) tool! IK WIL EEN MAC! Echt, ik vond het gewoon verbazingwekkend hoe alles geïntegreerd is en vanuit één pakket afgehandeld kan worden. Wat hij maakte kun je hier bekijken. Wat dan wel weer raar is dat ik het in Firefox moet bekijken omdat mijn Internet Explorer er op vastloopt, maar dat terzijde. De grootste eye opener voor mezelf was dat je in een podcast ook gerust bijv. een pdf bestand kunt opnemen. Zo kun je screendumps van je (digitale) schoolbord mesturen met je podcast. Ook het gemak waarmee je hoofdstukken aanmaakt in je podcast vond ik mooi om te zien. Zodra ik een MAC heb ga ik ook podcasten, daar mogen jullie me aan houden!
('t is wel wat, gisteren linux dingen en nu dit weer...)

Laatste edities InDruk online

Vorige week vrijdag plaatste ik een bericht over InDrukMBO waarin ik al aangaf dat deze ook digitaal beschikbaar zou komen. Dat stond immers op de achterkant!

Sinds vandaag is het uiteindelijk zo ver, maar het had wel wat voeten in de aarde!
Vrijdag al stuurde ik een mailtje naar Kennisnet met de vraag of ze mij een seintje wilden geven als de laatste editie online zou staan. De verborgen boodschap was natuurlijk: wat raar dat dat nog niet het geval is...

Gisteren kreeg ik keurig een mailtje terug:
"Als het goed is, wordt inDruk vandaag op indruk.kennisnet.nl geplaatst."

Vanmorgen gevolgd door:
"Helaas is inDruk gisteren niet op het web geplaatst. We hebben inmiddels aangegeven dat het spoed heeft en hopen dat het vandaag op indruk.kennisnet.nl wordt geplaatst. Excuus voor de vertraging."

Maar het geval wilde dat ik zelf inmiddels toch een digitaal exemplaar gevonden had, en wel via bestellen.kennisnet.nl, dus mailde ik keurig netjes naar mijn contactpersoon: "De grap is dat hij hier al wel staat. Kennelijk doet iemand dus wel wat maar wordt dat intern niet gecommuniceerd..."

Waarop ik gelijk de reactie terugkreeg: "Wat apart dat je dat hebt gevonden. Dat is de plek waar je een exemplaar kunt bestellen, maar het zou niet moeten doorlinken naar de pdf. Ik zal dit laten wijzigen. De pdf-bestanden van inDruk zijn alleen op te vragen via indruk.kennisnet.nl."

Waarom denken mensen toch vaak in of-of termen, en niet in en-en termen?
Wat is er nu op tegen dat je op een plek waar je een gedrukt exemplaar kunt bestellen ook direct de digitale versie kunt downloaden? Dat scheelt nog portokosten en papier ook! (think green)
Dus Kennisnet, laat die link daar nu lekker staan. Hij zit niemand in de weg...

Voor alle duidelijkheid:
alle InDruks zijn nu beschikbaar op indruk.kennisnet.nl, dus naast MBO ook voor PO en VO

Keep up the good work!
Natuurlijk meld ik mijn bron niet al ben ik bang dat ik nu weer een contactpersoon minder heb bij Kennisnet:-) Toch is het niet mijn bedoeling om mensen op de korrel te nemen maar om bepaalde workflows te optimaliseren. De volgende keer hoop ik dat de InDruks digitaal beschikbaar zijn vóórdat de papieren versie verspreid wordt zodat "wij" bloggers er makkelijker naar kunnen verwijzen.
De onderzoekspublicaties waarover ik hiervoor berichtte stonden allemaal keurig in de InDruk, maar waren lastig te vinden, vandaar...